FM unterstützt die Transformation von Gewerbeimmobilien

Die Immobilienbranche erlebt derzeit einen Umbruch. Themen wie Nachhaltigkeit, Remote Work und Digitalisierung haben langfristige Auswirkungen auf die Branche. Die Zinswende erhöht insbesondere den Druck auf Investoren, ihre Strategien zu überprüfen. Sowohl Immobilien Asset Manager als auch Unternehmenskunden müssen ihr Immobilienmanagement neu ausrichten.

Das Facility Management, das früher für das Immobilienmanagement weniger strategisch relevant war, trägt mittlerweile einen zunehmend wichtigen Beitrag bei, denn die Grenzen zum Asset Management und zum Property Management verschwimmen. Dieser Beitrag bietet einen Überblick über die wesentlichen Dynamiken im deutschen Facility-Management-Markt, welcher mit einem externen Volumen von 59 Milliarden Euro größer ist als Zeitarbeit (34 Milliarden Euro), Managementberatung, IT-Beratung und -Service sowie Wirtschaftsprüfung. Große Themen stellen aus Sicht des Autors dabei vor allem der Personalmangel, die komplexer werdenden Aufgaben und der zunehmende Budgetdruck dar.

„Die Professionalisierung des FM vollzieht sich dabei in Wellenbewegungen, anstatt eines kontinuierlichen Verlaufs“

Das Facility Management gewährleistet einen effizienten und kosteneffektiven Betrieb von Immobilien, um das Kerngeschäft der Nutzer bestmöglich zu unterstützen. Serviceverträge, die je nach Kundenbedarf technische Instandhaltung, Garten- und Landschaftspflege, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienstleistungen oder Energiemanagement beinhalten, werden üblicherweise für einen Zeitraum von drei Jahren oder länger abgeschlossen. Die Servicemodelle im Facility Management sind breitgefächert und reichen von integriertem Facility Management, bei dem alle Gebäudedienstleistungen bei einem Unternehmen gebündelt werden, bis hin zur Einzelvergabe von Dienstleistungen auf Basis von Leistungsverzeichnissen. Darüber hinaus übernimmt das taktische Servicemanagement auf Basis von ergebnisorientierten Verträgen.

Das Facility Management als moderne Disziplin entstand als Antwort auf die zunehmende Komplexität in der Immobilienbewirtschaftung. Unternehmen mit einem vielfältigen Portfolio an Gebäuden haben ihre Bewirtschaftung professionalisiert und an externe Dienstleister vergeben. Dies führte zu einer Reduktion der Fixkosten und einer Verbesserung der Serviceleistungen. Die Professionalisierung vollzieht sich dabei in Wellenbewegungen, anstatt eines kontinuierlichen Verlaufs. Lünendonk & Hossenfelder analysiert den Markt seit 2003. Die Einordnung der gegenwärtigen Marktdynamik basiert auf 20 Jahren strukturierter Marktforschung sowie regelmäßigen Hintergrundgesprächen mit Auftraggebern, Beratungshäusern und Dienstleistern.

Verhalten optimistische Stimmung im Markt

Derzeit herrscht im Facility-Management-Markt eine verhalten optimistische Stimmung. Die instabile Wirtschaftslage und die Herausforderungen von Investoren und Asset Managern haben geringere Auswirkungen auf den Markt als die gesamtwirtschaftliche Lage. Für die Konjunktur von Facility-Service-Unternehmen ist es von großer Bedeutung,

Gerade der Personalmangel stellt eine große Herausforderung dar, die sich zunehmend verschärft: Einerseits erhöht er die Preise, andererseits steigen die Anforderungen an die Mitarbeiter im Umgang mit komplexen Software-Lösungen und Gebäudetechnik. Dies führt dazu, dass Serviceunternehmen in einem Auftragnehmermarkt agieren, auf dem die Leistungsfähigkeit des verfügbaren, kurzfristig rekrutierbaren Personals entscheidend ist. Auftraggeber sollten bei Preisverhandlungen beachten, dass sie auf ein begrenztes Bieterfeld stoßen können. Die Nachhaltigkeitsziele von Immobilienbetreibern erzeugen dabei eine wichtige Dynamik.

Gebäude sind bekanntlich für einen wesentlichen Anteil des Energieverbrauchs und CO2–Ausstoßes verantwortlich. Wichtige Maßnahmen abseits von Neubau oder energetischer Sanierung sind ein optimierter und nutzerabhängiger Betrieb der Gebäudetechnik, konstantes Monitoring des Nutzerverhaltens und des technischen Betriebs sowie der Austausch veralteter Anlagen. Die wesentlichen Einflussfaktoren sowie die Datenerhebung und das (ESG-)Reporting sind Kernkompetenzen von Facility-Service-Unternehmen. Dies spiegelt sich in der Entwicklung von Unternehmen auf dem Markt wider: Apleona, Spie, Dussmann und andere haben in den letzten Jahren zahlreiche M&A-Transaktionen abgeschlossen, um die steigende Nachfrage der Kunden nach intelligentem und energieeffizientem Immobilienbetrieb zu optimieren. Aber auch außerhalb der bekannten Übernahmen sind technische Dienstleistungen derzeit ein Treiber für Wachstum und Rendite. Die Diskussion über die zukünftige Arbeitswelt, insbesondere im (Home)Office, ist auch im Jahr 2023 noch nicht abgeschlossen.

Viele Beschäftigte haben das Konzept des Home- und Flexoffice dankbar angenommen, was Unternehmen zu einer Umgestaltung und Abmietung von Flächen veranlasste. Eine weitere Reduktion der Fläche ist oft möglich, erfordert jedoch ein strukturiertes Workplace-Management mit digitalen Tools und ein abgestimmtes Servicekonzept, das eher der Logik der Gastfreundschaft folgt, als einer starren Abarbeitung von Leistungsverzeichnissen. In vielen Vertragsbeziehungen wird dies noch nicht ausreichend berücksichtigt. Facility-Service-Unternehmen haben schnell reagiert und unterstützen die neue Arbeitswelt durch entsprechende Servicekonzepte, die eine flexible Anpassung an die aktuelle Auslastung ermöglichen.

In Zukunft wird es für eine optimale Flächennutzung und effiziente Bewirtschaftung von Bürogebäuden entscheidend sein, die Bewirtschaftung stärker zu berücksichtigen als dies in der Zeit vor Corona üblich war. Doch wie wirkt sich dies auf die Unternehmen aus? Die naheliegende Formel "weniger Fläche = weniger Service = weniger Umsatz" funktioniert in der Gebäudereinigung nicht. Die neuen Kollaborationsflächen können beispielsweise nicht nur zweimal in der Woche gereinigt werden. Zudem erfordert die Pflege von Flipcharts und Markern und das Aufräumen von Kreativräumen mehr Service. Eine differenzierte Analyse ist notwendig, da im Catering die Konferenzverpflegung den spürbaren Rückgang aufgrund von weniger Mittagessen nicht kompensieren kann.

Neue Aufgaben für Immobilienbetrieb

Am Beispiel der Reaktionen des Marktes auf Nachhaltigkeit und intelligentem Immobilienbetrieb wird deutlich, dass das Facility Management als Querschnittsdisziplin flexibel auf Veränderungen in den Kundenanforderungen reagiert. Diese Entwicklung hat sich in den vergangenen Jahren gezeigt. Zum Beispiel wurden der Betrieb der Ladeinfrastruktur für Elektromobilität und der technische und kaufmännische Betrieb der lokalen Energieerzeugung (zum Beispiel Photovoltaik) in das Leistungsangebot aufgenommen. In der Corona-Zeit wurden auch zahlreiche Anforderungen an einen hygienischen Betrieb wie Kontaktverfolgung und Desinfizierung umgesetzt.

„Das Facility Management passt sein Leistungsangebot stärker an das Asset Management an und bietet für erste Segmente auch Property-Management Dienstleistungen an“

Aktuell verdichten sich die Anzeichen, dass das Facility Management sein Leistungsangebot stärker an das Asset Management anpasst und für erste Segmente auch Property-Management Dienstleistungen anbietet. Einen wesentlichen Treiber stellen die Nachhaltigkeitsbestrebungen der Betreiber dar. Ausgehend von den Reporting- und Zielvorgaben des Kapitalmarkts befassen sich diese Aspekte intensiver mit dem technischen und infrastrukturellen Betrieb der Immobilien. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit den Serviceunternehmen intensiviert. Eine zentrale Herausforderung dabei ist die "gemeinsame Sprache": Asset Manager und Facility-Service-Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Perspektive und Anforderungen des jeweils anderen einzunehmen und die Abstimmung zu optimieren.

Die Anbieterstruktur im Facility Management befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel, welcher von großer Relevanz für die Zusammenarbeit mit alten und neuen Kunden sowie deren veränderte Positionierung ist. Die führenden inhabergeführten Unternehmen, die aufgrund ihrer Unternehmens-DNA mittelständisch geprägt sind, wandeln sich zu professionell gemanagten Servicekonzernen mit einem verbesserten Verständnis für Kunden, die vom Kapitalmarkt geprägt sind. Unter den Top 10 Unternehmen auf dem deutschen Markt sind inzwischen nur noch wenige familiengeführt und ohne Nähe zum Kapitalmarkt. Die zunehmende Verlagerung hin zu integrierten und multinational agierenden Organisationen bedeutet jedoch nicht automatisch, dass für andere Geschäftsmodelle kein Raum mehr bleibt. Insbesondere der klassische Mittelstand schätzt kleinere und inhabergeführte Unternehmen und ist aufgrund spezifischer Anforderungen nicht auf große Servicekonzerne angewiesen.

Blick in die Zukunft

Trotz der momentan unsicheren wirtschaftlichen Lage blicken Unternehmen verhalten optimistisch in die Zukunft. Die Umsatzprognosen fallen mit 6,4 bis 8,4 Prozent optimistisch aus, selbst wenn derzeit die Preisentwicklung berücksichtigt werden muss. Facility Management ist eine stabile Disziplin für Auftraggeber, da Insolvenzen oder Unternehmen im Krisenmodus aktuell nicht flächendeckend zu erwarten sind. Die beschriebene Marktentwicklung bietet professionellen Immobilienbetreibern eine Möglichkeit für intensiveres Engagement. Eine effektive Zusammenarbeit mit Facility-Management-Unternehmen ist essentiell. Dabei stellt insbesondere das Spannungsfeld aus Personalmangel, Preisniveau und Qualitätsanforderungen eine zentrale Herausforderung sowohl für die Auftraggeber als auch für die Dienstleister dar.

Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen Auftraggeber und Dienstleister gemeinsam an einer Lösung arbeiten. Mit Servicepartnern zusammenarbeiten, wenn eine auskömmliche Rendite und eine gemeinsame Zieldefinition sowie eine Mentalität des gegenseitigen Respekts besteht. Dies ist nicht nur die richtige Herangehensweise, sondern auch eine wertschöpfende und intensive Zusammenarbeit mit beidseitigem Interesse an einer guten Zusammenarbeit und klaren ökonomischen Vorteilen.